Checklist de Admissão: Os 15 Passos Essenciais para Evitar Erros (e Multas)

Contratar um novo talento é empolgante. É o momento em que a empresa investe em crescimento e novas ideias. Mas para o Departamento Pessoal (DP), essa empolgação vem acompanhada de uma enorme responsabilidade. Um simples erro no processo de admissão, um documento esquecido ou um prazo perdido, pode transformar essa empolgação em uma multa ou um passivo trabalhista antes mesmo do funcionário ligar o computador.

Um processo de admissão robusto envolve dezenas de pequenos passos, todos interligados e com prazos legais. Esquecer o ASO? Risco de multa. Atrasar o eSocial? Risco de multa. Deixar de formalizar o contrato de home office? Risco de ações futuras.

Para garantir que sua empresa esteja 100% em conformidade, criamos um checklist essencial dividido em três fases.

Fase 1: Pré-Contratação (Documentação e Exames)

Antes do primeiro dia, a base legal do funcionário deve estar pronta. Esta fase foca em quem ele é e se está apto para a função.

1. Coletar documentos pessoais (RG, CPF, Título de Eleitor, Certificado de Reservista, se aplicável).

2. Coletar comprovante de residência atualizado.

3. Coletar documentos de dependentes (para fins de Imposto de Renda e Salário Família).

4. Coletar dados bancários para o pagamento do salário.

5. Verificar o número do PIS/PASEP (caso não seja o primeiro emprego).

6. Agendar e receber o ASO (Atestado de Saúde Ocupacional) admissional.

Atenção: O funcionário deve ser considerado "apto" antes de iniciar as atividades.

Fase 2: Registro e Legalização (O Custo do Erro)

Esta é a fase mais crítica e onde os prazos são fatais. É aqui que o funcionário passa a existir legalmente para o Governo.

7. Envio ao eSocial: O evento S-2200 (Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão) ou S-2190 (Registro Preliminar) deve ser enviado ao eSocial até um dia útil antes do início efetivo das atividades. Se usar S-2190 (admissão preliminar até o dia anterior), o S-2200 vai até o dia 15 do mês subsequente ou antes de qualquer outro evento não periódico do empregado.

8. Registro na Carteira de Trabalho Digital (CTPS): Com o envio do S-2200, a CTPS Digital é atualizada automaticamente. O DP deve apenas validar a informação.

9. Elaborar o Contrato de Trabalho: Definir se é período de experiência (45+45 dias), prazo indeterminado, ou se terá cláusulas específicas.

10. Coletar assinatura no Contrato de Trabalho.

11. Coletar assinatura do Acordo de Prorrogação de Horas (se houver banco de horas ou horas extras).

12. Formalizar cláusulas especiais (Ex: Termo de responsabilidade para Home Office, definindo custos e equipamentos).

Fase 3: Integração e Sistemas (Onboarding)

O funcionário existe legalmente, agora ele precisa existir dentro da empresa.

13. Cadastrar o funcionário no sistema de ponto eletrônico (conforme Portaria 671).

14. Realizar o cadastro nos benefícios:

• Coletar o termo de opção (ou não) do Vale-Transporte.

• Realizar a inclusão no Plano de Saúde e/ou Odontológico.

• Incluir no Vale-Refeição/Alimentação.

15. Criar acessos internos (e-mail, sistemas de gestão, etc.).

Conclusão: Pare de gerenciar admissões com planilhas

Gerenciar estes 15 passos manualmente para cada novo colaborador é arriscado. Uma planilha de Excel não envia alertas, não valida documentos e, o mais importante, não se conecta automaticamente ao eSocial.

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